1 - Reunião de Fundação e Aprovação de Estatutos
A formação da Associação é a expressão da vontade de cada um dos seus fundadores formada e expressa numa reunião inicial, constitutiva, na qual são aprovados os instrumentos fundamentais, nomeadamente a denominação ou nome da associação, o objecto social a adoptar, as principais actividades a desenvolver afim de atingir os fins do objecto social, a sede, a forma de funcionamento interno (entendendo-se este por determinar o nome dos órgãos e tipos de sócios), os bens e serviços com que os associados contribuem para o património social (que consiste vulgarmente na jóia de admissão e quota de periodicidade mensal, semestral ou anual).
As reuniões preparatórias de constituição deverão ser as mais participadas e produtivas, para que a sua fundação seja assente em bases sólidas. As reuniões fundacionais não devem restringir-se à discussão e elaboração dos estatutos, embora isso seja o mais relevante, mas desde logo os fundadores devem debater e consagrar um conjunto de princípios reguladores do funcionamento futuro da associação.
Deverão responder assim a diversas questões, como seja a título de exemplo as seguintes:
- Que leis gerais e especiais regulam o tipo de associação a constituir?
- Que outras associações existem na região ou país com objectivos comuns?
- Que objectivos terá a associação?
- Que impacto social terá o aparecimento da associação na comunidade e opinião pública?
- Que actividades irá desenvolver?
- Quem são os destinatários da acção associativa?
- Que estrutura organizativa?
- Que e quantos sócios se pretende conseguir?
- Que meios humanos terá?
- Que necessidades e estratégias de voluntariado?
- Que meios financeiros terá?
- Que actividades, ditas lucrativas (comércio, indústria e serviços) destinadas a financiar a actividade geral, terá ou não?
- Quais as instituições oficiais e particulares com as quais se vão estabelecer protocolos e parcerias?
- Que riscos podem decorrer do exercício das actividades?
- Que actividades de divulgação da associação se vão desenvolver?
Apreciadas e discutidas estas questões determinantes para a elaboração dos estatutos e imprescindíveis para aquisição da personalidade jurídica das associações, os fundadores presentes na reunião estão em condições de aprovar a primeira acta, verdadeiro instrumento jurídico de carácter contratual, que os vai vincular como sócios fundadores e predeterminar as condições em que os futuros associados poderão pedir a sua adesão, se concordarem com os estatutos e objecto social da Associação.
- Relativamente aos estatutos, que são a pedra angular das associações, estes devem cumprir os preceitos legais presentes no artigo 167.º n.º 1 do Código Civil, que determina expressamente a obrigatoriedade da inclusão dos seguintes elementos:A Denominação, que é o elemento essencial para identificar uma associação, isto é, onome que irá ser dado à associação;
- O Fim, que é traduzido pelo objecto social da associação, ou seja, quais os pressupostos que determinam a futura actividade da associação;
- A Sede, que mais não é do que o domicílio legal da associação, podendo ou nãocoincidir com o principal local das suas actividades;
- Os Bens e Serviços com que os associados concorrem para o património social. Isto refere-se ao facto de os estatutos determinarem que os sócios pagam uma jóia de inscrição e uma quota, sem necessidade de mencionar o valor, que deve ser fixado no regulamento interno. Pode ainda ser especificada a contribuição dos sócios com valores financeiros diversos e outros, como sejam a cedência de instalações e equipamentos;
- A Forma de Funcionamento, que nos leva à determinação estatutária da forma de convocação e deliberação dos órgãos, como sejam as referentes às alterações de estatutos, competências e composição dos órgãos. Neste ponto, é obrigatória a fixação de normas para a alteração dos estatutos e para a dissolução da associação. De referir que a lei impõe que para alteração dos estatutos sejam necessários três quartos dos associados presentes na assembleia expressamente convocada para o efeito. Já para a extinção obriga a três quartos de todos os sócios;
- A Duração, que os estatutos devem determinar apenas e quando a associação não seconstitua por tempo indeterminado.
Para além destas disposições obrigatórias nos estatutos, estes podem ainda, nos termos do n.º 2 do artigo 167.º, incluir:
- Direitos e obrigações dos associados, bem como as condições da sua admissão, saída ou exclusão;
- Forma de extinção da associação, assim como o consequente destino do seu património.
- Da reunião de fundação será lavrada uma acta que será considerada a acta constitutiva da associação e portanto a primeira a ser transcrita para o livro de actas.
2. Obtenção de Certificado de Admissibilidade e Cartão Provisório
Logo após a deliberação de fundar uma determinada associação, o primeiro passo legal a dar é o da obtenção do Certificado de Admissibilidade e do Cartão Provisório que é efectuado junto do Registo Nacional de Pessoas Colectivas, organismo público que tem por objecto a atribuição de um número nacional para as pessoas colectivas. Estes impressos podem ser solicitados através do site da Direcção Geral dos Registos e do Notariado ou em qualquer Conservatória do Registo Civil.
O pedido de admissibilidade de denominação tem por fim assegurar que o nome da associação a constituir seja exclusivo, não pondo em causa outras associações já com personalidade jurídica adquirida.
Os fundadores de uma associação podem fixar nos estatutos uma sede provisória, a qual pode ser a mesma da residência de um dos fundadores.
O Certificado de Admissibilidade é requerido no impresso Mod. 11DGRN/RNPC, acompanhado do pagamento de emolumentos. O prazo de validade é de 180 dias.
Em simultâneo com o pedido de certificado de admissibilidade deverá ser pedido desde logo o cartão de identificação provisório mediante o preenchimento do impresso Mod. 10 DGRN/RNPC e o pagamento emolumentar. O cartão tem a validade de um ano.
3 - Escritura Pública
Aprovados os estatutos e obtido o certificado de admissibilidade do nome da associação, estão reunidos os requisitos legais para os fundadores da Associação procederem à marcação da escritura pública a realizar num Cartório Notarial à sua escolha.
Para a celebração da escritura pública, devem ser entregues os seguintes documentos:
- Certificado de admissibilidade do nome da associação;
- Cartão provisório de pessoa colectiva;
- Estatutos;
- Lista identificativa dos fundadores da associação, no mínimo de três que vão à escritura, assim como as respectivas moradas;
- Fotocópias dos bilhetes de identidade e contribuinte.
Celebrada a escritura pública, o notário deve oficiosamente comunicar a constituição da associação ao Governo Civil e à Procuradoria Geral da República, bem como remeter ao Diário da República um extracto para publicação na III Série, sendo os custos de tal publicação da responsabilidade da associação (estes custos são variáveis, consoante cada cartório).
4 - Publicações e Registos Definitivos
Uma vez publicados no Diário da República os estatutos da Associação, deverá ser requerida a inscrição da associação no Ficheiro Central de Pessoas Colectivas e consequente emissão de cartão de identificação definitivo.
Para o efeito, deve ser enviado à DGRN o impresso Mod. 10 DGRN/RNPC, preenchido e assinado por um membro da direcção, acompanhado de fotocópia simples da escritura de constituição e do pagamento emolumentar, caso pretenda o cartão de identificação definitivo de pessoa colectiva.
5 - Eleição dos Corpos Gerentes
Uma Associação tem obrigatoriamente de ter no mínimo três órgãos: Assembleia, Direcção e Conselho Fiscal. O órgão deliberativo é naturalmente a Assembleia Geral. A Direcção é por sua vez o órgão máximo de administração que coordena e gere toda a actividade associativa, tendo obrigatoriamente um presidente. Normalmente prevê-se também um secretário, um tesoureiro e um vice-presidente. O Conselho Fiscal é um órgão de fiscalização devendo ser composto por um presidente, um relator e um secretário.
6 - Outros Actos e Obrigações Legais e não Legais
- Deveres fiscais: declaração de início de actividade nas finanças.
- Inscrição na Segurança Social, no prazo de 30 dias.
